Всичко за проформа фактурите

Какво е проформа фактура, какво трябва да съдържа и в какви случаи се използва?

‍

Какво представлява проформа фактурата?

‍

Проформа фактурата е предварително издадена фактура/оферта, в която търговецът дава конкретно описание на стоките и услугите, които предлага към купувача, със съответните цени и ДДС (ако е приложимо), преди да се случи фактическа продажба на дадена стока или услуга. Проформа фактурата дава офертни разходи и не е правно обвързващ документ.

‍

В какви случаи се използва проформа фактура?

‍

Най-често проформа фактурите се използват:

• за поръчки, които все още не са финализирани от страна на клиента;
• за поръчки, които изискват преминаване през митница;
• при потенциална опасност от повреда на поръчката при транспорт;
• когато е необходимо вътрефирмено одобрение на покупки на предварителен етап.

‍

Каква е разликата между проформа и търговска фактура?

‍

Проформа фактурата не е правен документ. Във всеки един момент може да бъде анулирана, а купувачът не е задължен да извършва плащане по нея.

Проформа фактурата не се осчетоводява и може да бъде променена и допълнена във всеки един момент. Може да служи като документ-основание за плащане, но продавачът е длъжен да издаде и търговска фактура на купувача, която вече се осчетоводява.

За разлика от търговската фактура проформата съдържа и срок на валидност на условията, посочени в нея.

‍

Как се плаща по проформа фактура?

‍

Плащането на проформа фактура е почти същото като плащането на търговска фактура. Различава се само основанието на плащане. За да се извърши плащането по проформа, са необходими следните неща:

‍

Проверка на информацията, която търговецът е предоставил на купувача в проформата

‍

Проформа фактурата трябва да съдържа име и адрес на продавача, име и адрес на купувача, номер на проформа фактура, подробен списък на стоки или услуги, количества, цени и обща дължима сума, както и данните за банковата сметка на продавача за плащане или описан друг метод за плащане.

‍

Метод на плащане на проформа фактура

‍

Обичайните опции включват банков превод, онлайн банкиране или използване на доставчик на платежни услуги.

За допълнителна сигурност купувачът може да поиска акредитив /банкова гаранция/ от банката, чрез която извършва превода.

‍

Основание на плащането по проформа фактура

‍

При плащане по проформа фактура основанието за банковия превод съдържа текст:

‍

“авансово плащане по проформа N…” 

‍

/тук се вписва номера на проформа фактурата/.

‍

Ако при финализиране на поръчката се наложи доплащане от страна на купувача, се издава проформа фактура за доплащането. В този случай в основание за банковия превод се вписва:

‍

 “Доплащане по проформа N…”

‍

Продавачът може да реши да издаде и търговска фактура преди доплащането да се осъществи. В този случай във фактурата трябва да е описано авансовото плащане и доплащането, а основанието за банковия превод ще изглежда така:

‍

“Доплащане по фактура N…”

‍

При всички положения продавачът е задължен да издаде търговска фактура, която единствена се осчетоводява. В случай, че не я е изпратил, купувачът трябва да я изиска и аналогично на проформата, да провери дали всички данни, които се съдържат в нея, са коректни.

‍

Следене на паричния превод

След извършване на паричния превод купувачът проследява дали трансакцията е успешна и продавачът е получил изпратената сума.

‍